Gutscheine an Arbeitnehmer Steuerliche Behandlung

Mitarbeitergutscheine Steuerliche Behandlung

Aus steuerlicher Sicht gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten. Resultat: Die Gutscheine werden als Sachspenden behandelt. Je nach den Umständen kann die Mehrwertsteuerbehandlung variieren.

Steuerliche Behandlung von Sachleistungen an Geschäftspartner und Mitarbeiter

Gaben pflegen die freundschaftliche Beziehung. Auch als Dankeschön für eine gute Arbeit, für einen runden Tag oder aus anderen Gruenden geben die Unternehmer ihren Mitarbeitern gern eine kleine Aufmerksamkeit. Sachprämien sind aus steuerrechtlicher Sicht ein recht vielschichtiges Unterfangen. Im Rahmen der Steuerveranlagung ist zwischen Sachleistungen an Geschäftspartner oder andere Nicht-Mitarbeiter und Sachleistungen an eigene Mitarbeiter zu unterscheiden:

Besonders für den Spender ist es von Interesse, ob die Aufwendungen für den Sachzuschuss als steuerreduzierender Betriebsaufwand betrachtet werden. Daher werden Aufwendungen für Schenkungen an Geschäftspartner nur unter den nachfolgenden Bedingungen als Geschäftsaufwand erfasst: Nur Zuschüsse an Dritte, für die ein betrieblicher Grund vorliegt, können als Betriebsaufwand erfasst werden.

Gesetzlich vorgeschriebener Maximalbetrag von 35 EUR Ausgaben für Firmengeschenke an Geschäftspartner, Kundinnen und Endverbraucher, etc. können nur für Steuerzwecke als Betriebsausgaben bis zu einem Gesamtbetrag von 35 EUR pro Adressat und Jahr in Anspruch genommen werden. Sind die Ausgaben für die Schenkungen höher, schlägt der Abzug der Betriebsausgaben vollständig fehl, da die Grenze von 35 EUR kein steuerfreier Betrag, sondern eine steuerfreie Grenze ist.

Aus Gründen der Vereinfachung sollte jedoch bei der Überprüfung der Freigrenze von 35 Euro allein der Höhe des Zuschusses Rechnung getragen werden. Wenn der Spender die Besteuerung für den Spender als Einkommen übernimmt (siehe unten), ist die erworbene Besteuerung daher nicht zu berücksichtigen. Anmerkung: Das Limit von 35 Euro gilt nicht für Gegenstände, die nur für berufliche Zwecke und nicht für private Zwecke verwendet werden dürfen.

Beispielsweise kann ein ärztlicher Fall für einen Hausarzt oder ein spezielles Werkzeug für einen Handwerksmann von der Steuer abgesetzt werden, auch wenn die Ausgaben die 35-Euro-Grenze übersteigen. Korrekte Erfassung Die Kosten für Sachprämien werden nur dann als Geschäftsaufwand erfasst, wenn sie individuell und separat von den übrigen Geschäftskosten rechtzeitig erfasst werden.

Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass die dargestellten strikten Bedingungen nur dann zutreffen, wenn es sich bei einem Thema überhaupt um eine "Schenkung" im Steuerbereich auswirkt. Geschenkartikel sind z. B. keine Wettbewerbspreise, so dass auch hier Gewinne mit einem Gesamtwert von mehr als 35 EUR gewährt werden können.

Ebenso vollständig absetzbar sind die Betriebskosten als Sachleistungen betrieblicher Natur, die über die bereits vereinbarte Dienstleistung oder Vergütung hinausgehen. Für ihn ist es auch von Bedeutung, ob der Empfänger durch die Spende mit Steuern belastbar ist. Überschreitet der Spendenwert die 35-Euro-Grenze nicht, gibt es hier in der Regel keine Nachteile.

Unangenehme Nebenwirkung teurerer Geschenke an Geschäftspartner in der Geschichte war jedoch, dass bei einer Sachspende von über 35 EUR nicht nur der Abzug von Betriebskosten ausgenommen wurde, sondern dass der Empfänger der Spende die Gesamtspende als monetärer Gewinn zu versteuern hatte. Diese Unannehmlichkeiten konnten dem Empfänger durch die Übernahme der Steuer nicht erspart werden.

Der Spender kann seit dem Stichtag 31. Dezember 2007 die Steuern des Begünstigten über eine Einkommensteuerpauschale zahlen. Konkret gilt: Pauschaloption, mit der der Spender die Einkommenssteuer des Zuwendungsempfängers ab Pauschalbetrag zahlen kann Seit dem Jänner 2007 besteht die freiwillig bestehende Option einer rechtlich gesicherten Pauschalzahlung mit einem Abgeltungssatz von 30 Prozentpunkten (+ Solidaritätzuschlag + Kirchensteuer) durch den Spender (§ 37b EStG).

Für Schenkungen, aber auch für Sachleistungen, die über die bereits erbrachte Dienstleistung oder Entgelterfüllung hinaus gewährt werden, gilt die Pauschalsteuer nach 37b Abs. 1 SStG. Das bedeutet, dass alle Sachleistungen durch die Pauschaloption abgedeckt sind, und zwar ungeachtet dessen, ob der Spender die Sachleistungen nach den oben beschriebenen Prinzipien als Betriebsausgaben einbehalten kann.

Aus der Perspektive des Pauschalsteuerzahlers ist die Annahme der Abgeltungssteuer Teil der Spende an den Nehmer. Berechnungsgrundlage für die Pauschale sind die Istkosten des Spenders einschließlich der Mehrwertsteuer. Pauschalzahlungen dürfen jedoch nicht angewendet werden, wenn die Gesamtausgaben pro Begünstigten und Haushaltsjahr den Gesamtbetrag von brutto EUR 10000 oder die Gesamtausgaben pro Einzelzuschuss EUR 10000 überschreit.

Beispiel: Wenn ein Geschäftspartner drei Zuschüsse von je 4000 EUR bekommt, gilt die Pauschale nicht nur für die ersten beiden Zuschüsse, sondern auch für die Hälfe der Ausgaben für den dritten Zuschuss muss in die Pauschalsteuer einfließen. Wenn ein Geschäftspartner jedoch einen Zuschuss in Höhe von EUR 11.000 erhÃ?lt, ist der Pauschalbetrag auf diesen Zuschuss als Ganzes nicht anwendbar. Dieser Zuschuss gilt nicht.

Für bestimmte Geschenke, wie z.B. ein Ticket für eine VIP-Box im Zuge einer Sportveranstaltung, kann die Bewertungsgrundlage von den Ticketkosten abweicht, da das Ticket neben einem Geschenkteil auch einen Sponsoringteil (pauschal steuerfrei) und einen Hospitalityteil aufweist. Lediglich der danach als Pauschalbetrag festgesetzte Schenkungsanteil ist als Grundlage für die Pauschalbesteuerung nach 37b EGStG zu verwenden.

Es ist von Bedeutung, dass die Möglichkeit der pauschalen Einkommenssteuer für alle Leistungen, die Dritten innerhalb eines Geschäftsjahres gewährt werden, gleichermaßen ausgeübt wird. Voraussetzung dafür ist eine durchgängige Abwicklung für alle unternehmensinduzierten Leistungen, die neben der bereits erbrachten Dienstleistung oder Vergütung auch für alle Sachprämien unterhalb der 35-Euro-Grenze gewährt werden.

Als Werbeartikel gelten nur Sachleistungen, deren Anschaffungs- oder Herstellkosten 10 EUR nicht überschreiten und daher nicht in den Geltungsbereich der Regelung gehören. Ungeachtet der erforderlichen Vereinheitlichung der Stimmrechtsausübung ist es jedoch möglich, die Pauschalsteuer nur auf Dritte auszudehnen, nicht aber auf Arbeitnehmer und vice versa. Der Beschluss über die Pauschalbesteuerung kann auch im aktuellen Geschäftsjahr, längstens in der letzen Einkommensteuerregistrierung des Geschäftsjahres der Leistung, gefasst werden.

Nutzt der Spender die Pauschale, ist er dazu angehalten, den Spender entsprechend zu informieren. Wichtiger Hinweis: Eine am I. Jänner 2009 in Kraft getretene Novelle der Sozialversicherungsvergütungsverordnung befreit Mitarbeiter von Geschäftspartnern von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für nach 37b des Einkommensteuergesetzes (EStG) abgeltend versteuerte Sachbezüge, soweit die Mitarbeiter nicht Mitarbeiter eines mit dem Spender verbundenen Betriebes sind.

Über der 10-Euro-Grenze sind die Zuschüsse als Sachleistungen steuerpflichtig. Die Pauschalbesteuerung entlastet den Empfänger von der Steuerschuld. Bei Sachleistungen an Arbeitnehmer war es dem Unternehmer schon immer möglich, die Steuern zu zahlen. Seit 2007 kann der Unternehmer die Lohnsteuer nun über eine Pauschalsteuer bezahlen.

Sachleistungen an Mitarbeiter für geschäftliche Zwecke sind grundsätzlich als Betriebsausgabe anrechenbar. Angesichts der Lohnsteuerbelastung des Mitarbeiters, die bei Sachleistungen oberhalb der 44-Euro-Freistellungsgrenze entsteht, hatte der Unternehmer bereits die Option, die Steuerbelastung durch Individualbesteuerung zu übernehmen. Mit Wirkung zum Stichtag 31. Dezember 2007 wurde die freiwillig eingerichtete Option einer rechtlich gesicherten Pauschalbesteuerung von Sachbezügen zu einem pauschalen Steuersatz von 30 Prozentpunkten (+ Solidarität + Kirchensteuer), 37b Abs. 2 Stockwerkeigentumsgesetz, eingeführt.

In der Einkommensteuererklärung des Arbeitgebers, der die Sachleistung gewährt, ist die Pauschalsteuer als Einkommenssteuer auszuweisen und an das Finanzamt der Betriebsstätte zu zahlen. Eine Pauschalzahlung ist jedoch nur zulässig, wenn die Sachleistungen neben den bereits zwischen den Parteien geschuldeten Löhnen gewährt werden. Eine mögliche steuerbegünstigte Umrechnung von zu besteuernden regulären Löhnen in Sachleistungen, die zu einem Pauschalsatz besteuert werden, ist somit nicht möglich.

Die Besteuerung basiert auf Leistungen, die über den bereits gezahlten Lohn hinaus gewährt werden. Im Falle bestimmter Leistungen, wie z.B. einer Zutrittskarte für eine VIP-Loge im Zuge einer Sprintveranstaltung, kann die Bemessungsgrundlage sich von den Anschaffungskosten der Zutrittskarte unterscheiden, da diese neben einem geschenkten Teil auch einen Sponsoringteil (pauschal steuerfrei) und einen Hospitalityteil (siehe oben) aufweist.

Für die Pauschalbesteuerung nach 37b EGStG ist nur der nach den zu diesem Zweck erlassenen BMF-Erlassen als Pauschalbetrag zu betrachten. Es ist von Bedeutung, dass die Möglichkeit der pauschalen Einkommenssteuer für alle Leistungen, die den Mitarbeitern innerhalb eines Geschäftsjahres gewährt werden, gleichermaßen ausgeübt wird. Nicht enthalten sind jedoch die steuerfreien Sachleistungen innerhalb der 44-Euro-Freistellungsgrenze.

Ebenfalls nicht in den Umfang der Pauschalzahlung aufzunehmen sind Sachleistungen, deren Anschaffungs- und Herstellkosten 10 EUR nicht überschreiten, sowie die Beteiligung an gewerblich veranlasster Bewirtung. In diesem Fall sind die Sachleistungen nicht in den Genuss der Pauschalzahlung zu kommen. Selbst Leistungen, die als reine Aufmerksamkeit zu betrachten sind, sind nicht in die Pauschale aufzunehmen, sofern ihr Gegenwert 40 EUR nicht überschreitet. Der Beschluss über die Pauschalbesteuerung wird bis zu dem für die Übertragung der Bescheinigung über die elektronische Einkommensteuer maßgeblichen Zeitpunkt gefasst.

Weil aus der Perspektive des Pauschalspenders die Kapitalabgabe Teil der Spende an den Spender ist, ist die Kapitalabzugssteuer auf Spenden an Spendermitarbeiter immer als Betriebsausgaben abzugsfähig. Anmerkung: Leistungen, die ein Arbeitnehmer von einem Dritten erhält, können von seinem Dienstgeber gemäß 37b EGStG nicht zu einem Pauschalsatz versteuert werden.

Nur der Spender selbst kann die Pauschalzahlung leisten. Nutzt er diese Option nicht, ist der Auftraggeber zum Abzug der Einkommensteuer für diesen "Drittlohn" angehalten. Achtung: Die Pauschalbesteuerung bewirkt keine Freistellung der Leistung von der Sozialversicherungspflicht. Im Jahr 2008 wurde eine Novelle der Sozialversicherungs-Vergütungsverordnung verabschiedet, um Mitarbeiter von Geschäftspartnern von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen für Sachbezüge zu befreien, die nach 37b EGStG abzugsteuerpflichtig sind.

Ausgenommen davon ist jedoch die Befreiung von der Pflicht zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen bei Beiträgen an eigene Mitarbeiter oder an Mitarbeiter eines mit dem betreffenden Konzern verbundenen Unterunternehmens. Die Besteuerung der Arbeitgeberbeiträge an den Arbeitnehmer erfolgt in gleicher Weise wie bei Barzahlungen. Wenn der Spender jedoch die Pauschalbesteuerung nach den oben genannten Prinzipien ausgewählt hat, wird der Spender von der Steuerpflicht befreit.

In Ausnahmefällen unterliegen die Leistungen bis zu einer monatlichen Freistellungsgrenze von 44 EUR für den Leistungsempfänger überhaupt nicht der Steuer- oder Sozialversicherung, wenn es sich um eine sogenannte Sachleistung der Sozialversicherung handele. Auch wenn bei der Steuerfestsetzung von Sachleistungen an Nicht-Mitarbeiter nicht zwischen Sachleistungen, Barleistungen und Barbelegen zu unterscheiden ist, müssen Geschenke an Mitarbeiter daher berücksichtigen, dass nur Sachleistungen explizit unter die Steuerbefreiung fallen.

Im Falle von Belegen wird zwischen der Ausgabe des Belegs über einen Betrag in EUR oder über ein konkretes Produkt differenziert. Wenn erstere der Fall ist, wird der Beleg als steuerbarer Lohn betrachtet. Gleiches trifft zu, wenn auf dem Beleg neben der Warenbezeichnung ein (Maximal-)Betrag auftaucht. Erst wenn der Beleg auf ein Produkt, z.B. ein gewisses Exemplar, ausgestellt wird, zählt der Beleg als bargeldloser Kauf und der Nutzen ist bis zu einem Betrag von 44 EUR im Monat vollständig steuer- und abgabenfrei.

Aufmerksamkeit und Vorteile, die vor allem durch das unternehmerische Engagement des Auftraggebers verursacht werden, sind prinzipiell steuerfrei. Ein Arbeitgebergeschenk ist ein Geschenk, das seiner Natur und seinem Nutzen nach einem Geschenk entspricht, das normalerweise im Sozialverkehr umgetauscht wird. Letztendlich hat der Spender nach den neuen Vorschriften nun die Wahl, ob er die Leistung überhaupt, einzeln (für Arbeitnehmer) oder als Pauschalbetrag nach den neuen Vorschriften nicht besteuern möchte.

Um Missbrauch zu vermeiden, sollte der Steuerzahler, der sich an die Steuer wendet, jedoch nur die Möglichkeit haben, seine Option der Pauschalversteuerung für alle Leistungen in einem Geschäftsjahr innerhalb der betreffenden Unternehmensgruppe in einheitlicher Weise auszuüben. Detaillierte Angaben zur Umsetzung der Abgeltungssteuer wurden vom Bundesministerium der Finanzen mit Dekret vom 28. Mai 2008 festgelegt.

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